'Jeg er en kundeserviceagent-for best resultat, ikke gjør disse tre tingene når du klager'

Her deler Rivera hva kundene ikke skal gjøre når de klager over de beste resultatene når de klager til kundeservice.

3 ting å unngå når du klager, ifølge kundeserviceagenter,

1. Bruker upassende språk og er ellers uhøflig

Den beste måten å få det du vil er å være så høflig som mulig, selv om hold musikk eller forsinkelser sender deg inn i et stille raseri du virkelig vil elske å stemme når en person er tilbake på linjen. Husk at den personen er et menneske som ikke fortjener å bli kalt navn eller bli skreket av. Uansett hvor frustrert du er, er det tøft å berge et samspill hvis det starter i aggressivt og respektløst.

"Når kunder er frustrerte og kommer i bruk upassende språk som kan være krenkende for representanten, er det vanskelig å bevege seg utover det," sier Rivera. Den samme sannheten strekker seg til e -post, som Rivera sier at hun også håndterer i sin kundeservicerolle. Selv når en kommunikasjonsmåte skjevheter mindre personlig, er det ikke en unnskyldning å bruke en frekk tone.

Gjør dette i stedet: Hvis du ikke er i et hodeplass for å samhandle høflig, anbefaler Rivera å vente på å nå ut til du er. Å sprenge på en kundeservicerepresentant er ikke bare frekt, men vil gjøre situasjonen mindre sannsynlig å lene seg i din favør. Agenten vil være mindre i stand (og kanskje villig) til å hjelpe deg med problemet ditt.

2. Ikke være åpen for å finne løsninger på problemet

En annen faktor som kan kompromittere resultatet med kundeservice, lytter ikke fullt ut til de tilgjengelige alternativene eller ikke har et åpent sinn om en potensiell løsning utenfor det du kanskje allerede har hatt i tankene.

Rivera sier at det ikke alltid er mulig å oppnå utfall i akkurat en kunde forventer. Forblir ufleksibel, sier hun, kan gjøre situasjonen vanskeligere å løse. På grunn av dette er det bedre å komme inn i samtalen med en intensjon om å finne enhver gjennomførbar løsning, i stedet for bare å klage.

Gjør dette i stedet: Slipp "min vei eller motorveien" -innstillingen og lytt til hva kundeservicerepresentanten foreslår. Så gå derfra. Det som ender opp med å skje, kan være annerledes enn den opprinnelige planen din, men det kan fortsatt fungere.

3. Beskylder representanten

Å skylde på den enkelte representant for at noe ikke går din vei, er rett og slett ikke nyttig. "Noen ganger faller prosedyrene vi har i selskapet ikke sammenfaller med [en kundes] forventning, og det gjør samspillet mer utfordrende," sier Rivera. "Det er et poeng i samtalen eller e -posten der du ikke vet hva du skal gjøre eller si.”

Gjør dette i stedet: Forstå at noen ganger selskapspolitikk forhindrer kundeservicerepresentanter fra å gjøre akkurat det du vil ha. Prøv å være forståelse og innse at problemet ditt er ikke en individuell representant. Vær åpen for å høre sine foreslåtte løsninger.