3 tips for å erobre innboksen din

Hvor mange uleste e -postmeldinger er i innboksen din akkurat nå? Mer enn 10? Mer enn 100 eller kanskje mer enn 10.000? Du er ikke alene.

E-post kan være et tidssugende svart hull for selv de mest organiserte, produktive arbeidstakerne-spesielt når det virker som å svare på en melding bare utløser et angrep på et dusin flere. Men hvordan kan du bryte syklusen og endelig Oppretthold det unnvikende målet: innboksen null?

"E-poststrategier med én størrelse passer ikke," sier produktivitetstrener Carson Tate. “Du bør velge hvilke systemer som passer, basert på hvordan du tenker og jobber.”For å komme i gang, her er en bonanza av hacks, apper og systemer for deg å prøve på for størrelse.

Fortsett å lese for ekspert tips for å krangle innboksen din.

Kortslutningsdistraksjoner

Problemet: Hvis du har en tendens til å bytte til e-postfanen i nettleseren din med alle innkommende e-postvarsler, bør du vurdere dette: "Det tar et gjennomsnitt på fire minutter å komme seg etter et avbrudd," sier produktivitetsekspert Marsha Egan. Det betyr at litt av dagens produktivitet dør hver gang du bukker under for en distraherende ding. Sett i stedet opp rekkverk slik at du ikke blir varslet hver Tid du får en ny e -post. Og hvis du er en konstant klikker, angir du en tidtaker og tar sikte på å bare sjekke e -posten din hver time.

Verktøyene: Batched innboks skjuler innkommende e-postmeldinger i en egen mappe til de er utpekte ganger hver dag (si 10 a.m. eller 2 s.m.-Eller oftere hvis du ikke er klar til å skalere tilbake din alltid-på-besettelse så langt ennå). Innboksen når klar er en gratis kromforlengelse som lar deg midlertidig skjule innboksen din med et klikk på en knapp, slik at du kan håndtere alle e-postrelaterte oppgaver uten å bli distrahert den andre en ny melding lander.

Drep rotet

Problemet: Blikk på den uleste e -posten din, og du vil sannsynligvis finne dusinvis av nyhetsbrev, detaljhandel og abonnement du har null intensjon om å lese. Så stopp dem fra å lande i innboksen din i utgangspunktet! Hvis du må sortere gjennom 20 meldinger i stedet for 200, er det mindre sannsynlig at du føler deg fraszlet-eller savner en viktig melding.

Verktøyene: En velprøvd metode er å søke etter begrepet “Avslutt abonnement” i e-posten din. Dette vil hente ut alle meldinger som inneholder det; Og hvis du bruker Gmail, vil ordet bli fremhevet i gult når du åpner den fornærmede e-posten for en rask og smertefri opt-out. Du kan også sjekke ut Unroll.Meg, som skanner innboksen din og lar deg melde deg ut til nyhetsbrev du aldri vil lese masse. Én advarsel: Appen har solgt brukerdata i det siste, så å velge å bruke den kan resultere i meruønskede nyhetsbrev nedover linjen.

Til slutt, bruk Calendly til å dempe de irriterende frem og tilbake e-postene om å planlegge et møte eller finne tid til å ta lunsj. Den synkroniseres med kalenderen din, slik at venner og kolleger kan bestille en åpen tid uten noen gang å måtte sende deg en e -post. Innboks -seier!

Arbeid systemet

Problemet: For analytiske, lineære tenkere kan det være en total spillveksler, sier Tate, lineære tenkere, ved å støpe e -postmeldinger til deres passende navngitte mapper. Men denne metoden vil sannsynligvis ikke fungere for visuelle eller kreative typer. "For de tenkere er en e -post i en mappe virkelig ute av syne, ute av sinn," sier hun.

Flere visuelle elever kan gjøre det bedre. Det faktiske systemet du velger er mindre viktig enn om du bruker det, sier Tate. Så hvis du sliter med å holde deg oppdatert på etikett-tunge, fargekodede Flagapalooza, kan det ikke bety du er mislykkes, men systemet ditt er. Bare tenk på e-post-slettet spillplanen og gi den en ny gang.

Verktøyene: Det er på tide å bli super koselig med e -postens innstillinger. Gmail kan for eksempel tilpasses omtrent en million forskjellige måter uten hjelp av tredjepartsapper. Men det er også skinn og nettleserutvidelser som er verdt å utforske. Sortd lar deg organisere Gmail -innboksen din i et fleksibelt sett med lister. Så i stedet for en massiv haug med e-post, kan du raskt dra og slippe e-postmeldinger til å gjøre, for å lese, trenger oppfølging osv. Og Boomerang er flott for folk som nøler med å sende inn e -post (av frykt for å glemme dem for alltid), men ikke vil leve med en tilstoppet innboks. Appen filtrerer meldinger midlertidig ut av hovedmappen, men returnerer dem om gangen og dato du spesifiserer, noe som gjør det til et fantastisk enkelt påminnelsessystem.

Siden apper virkelig kan være en #BossBaBes beste venn, er her 8 flere for å effektivisere dagen din. Og dette er tiden produktiviteten din topper seg, ifølge vitenskapen.